为加强和完善学院印章的使用和管理，确保印章使用的权威性和安全性，现根据上级有关规定，结合我院工作实际，按照不同职能活动的需要和学院各种印章的不同使用范围，特制定本规定。
一、印章保管制度
（一）学院所使用的印章，包括学院行政公章、学院党委印章等，由学院办公室统一保管。
（二）学院印章由学院办公室指定专人负责保管。
（三）印章应安全存放，应有专门的档案柜进行保存。保管印章的地方（桌、柜等）要牢固加锁，使用后要及时收存锁好；不得将印章随意放置。
二、印章使用制度
（一）印章使用原则：按照“严格保管、审批用印”的原则进行使用，学院印章未经权限领导批准一律不得私自使用，也不得外借；印章的使用、加盖、借用要通过严格的审批制度。
（二）印章使用管理
1. 以学院名义发出各种公文、公函、一般合同、协议、重要申请及证明材料，必须填写《学院公章使用审批表》（包括：用印时间、事由、份数、经办人），并经院长或分管副院长审批签字后，方可加盖学院公章。加盖学院公章的重要材料如需备案，要在《学院公章使用审批表》中明示，并注明备案所在部门。
2. 对内、对外发放的各种证件等需加盖学院公章时，须由颁发证件、证明的部门负责人签字后，报分管副院长或院长审批后，方可加盖公章。
3. 学院党委印章需要经学院党委书记批准后方可加盖。
4. 学生需要开具教育储蓄或特殊需要应开具加盖学院公章的学生在校证明，按照《学生在校证明加盖学院名称公章审批流程》逐级审批后方可盖章。
5. 不得在空白凭证上加盖印章，确因工作需要事先加盖学院印章，然后填发的，须经分管副院长和院长批准后方可盖印，但凭证上要逐页编号，装订成册，由领用人员办理领用手续，按规定填发；开具介绍信的内容要明确具体，不能含糊笼统，并要写明有效期限。
三、印章使用责任
1、印章使用责任人（用印审批人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出，根据事件的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。
2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，印章保管人必须向学院领导汇报。学院将根据问题的严重程度追究责任人相应责任，给予处分，并赔偿所发生的一切费用。
3、学院印章原则上不允许携带外出，如确系特殊需要携带外出，须由借用人员提出书面申请，并经院长批准签字后方可借走，或者由印章管理人员持印同行。借用印章时须填写《印章借用申请单》，并必须两人以上一起办理借用手续，在借用登记表上签字。印章借出必须在借出当日归还，严禁夜间滞留在借用人手中；印章保管人员负责及时督促检查借用者是否按时归还，不得延误。如遇有特殊情况，必须报相关领导，外借期间印章的使用安全由借用人员全权负责。
4、当印章管理人变动时，应及时办理交接手续。
